# Hoe organiseer ik een succesvol matchingsevent?

Aangemaakt op 9 december 2024.
Laatst gewijzigd: 9 december 2025

Welke stappen en keuzes moet je maken om een matchingsevent te organiseren? Dit praktische invulformulier biedt je een tijdsplanning met een overzicht van alle acties en betrokkenen. Daarnaast vind je er handige tips en een checklist.

## Voorbereiding

*26-30 weken voor het matchingsevent*

De beoogd projectleider of initiator van het matchingsevent vult deze voorbereiding in.

De beslissing om een matchingsevent in te zetten als middel is genomen en het is tijd om alles goed op een rijtje te zetten!

Vul onderstaande vragen in:

## Organisatie (deel 1)

*16-20 weken voor het matchingsevent*

De projectleider vult samen met het team onderstaande vragen in.

## Communicatie

*12-16 weken voor het matchingsevent*

De projectleider vult samen met het team en iemand van communicatie onderstaande vragen in.

## Organisatie (deel 2)

*4-12 weken voor het matchingsevent*

**Is alles gereed voor het matchingsevent? Loop onderstaande checklist nog 1 keer goed door met het team.**

**1 week voor het matchingsevent**

- In een laatste overleg met het team loop je 1 week voorafgaand aan het matchingsevent alles nog één keer door. 1 week voorafgaand aan het event.
- Check of alle presentaties gereed zijn en op de locatie gereed staan.
- Loop het draaiboek nog een keer door.
- Plan een laatste overleg met de sprekers 1 week voorafgaand aan het matchingsevent om online alles nog een keer door te spreken. Bekijk de presentaties met elkaar.
- Check het aantal aanmeldingen.

**1 dag voor het matchingsevent**

- Check of iedereen locatie, tijdstip en benodigdheden helder heeft.
- Spreek ruim van te voren op de locatie af.
- Leg alle benodigdheden klaar.
- Print presentatie, lijst deelnemers, contactgegevens en draaiboek van het event uit.
- Denk aan eventueel benodigde kabels.
- Neem het draaiboek nog één keer door en ga ervoor!
- Vergeet evt. sociale media posts niet.

**dag van het matchingsevent**

- Ben vroeg aanwezig
- Controleer of de juiste ruimtes beschikbaar zijn en of de stoel indeling klopt zoals afgesproken.
- Controleer of alle presentaties, benodigheden in de ruimtes klaar staan
- De dag van het matchingevent Posten of doorgeven van inhoud voor sociale media aan communicatie.

Denk hierbij aan het event opnemen en de puntjes op de "i" bespreken met een evt. ingehuurde externe partij.

Geef per actie aan wie er verantwoordelijk is. Iedere actie heeft een status: To do, In Progress en Done. Door het automatische kleur gebruik is snel zichtbaar wat er nog moet gebeuren.

## Nazorg

Loop onderstaande checklist door met het team na het matchingsevent.

**1 dag na het matchingsevent**

- Verzamel cijfers.

**1 tot 5 dagen na het matchingsevent**

- Leg contact met deelnemers en evt. afzeggers.
- Evalueer het event met je team. Check of de doelstellingen behaald zijn.
- Stuur een bedankmail naar alle deelnemers, externe partijen en interne stakeholders met het verzoek om het matchingsevent te evalueren

**max 3 weken na het matchingsevent**

- Bel werkgevers met de volgende vragen: met hoeveel werkzoekenden heb je (buiten het event) een vervolggesprek gehad? Heb je naar aanleiding van het event kandidaten aangenomen? Zo ja, wie, op welke functie etc. Verzamel deze cijfers voor het evaluatieverslag.
- Maak één evaluatieverslag en verstuur dit naar alle direct betrokkenen.
- Evalueer met evt. opdrachtgevers en andere belanghebbenden erbij. Betrek de mening van je doelgroep!
- Denk aan het beantwoorden van evt. vragen die tijdens het event gesteld zijn.
- Check de afgesproken communicatie uitingen.
- Verstuur een bedankje naar evt. sprekers als je deze op het matchingsevent nog niet hebt gegeven. Maar telefonisch contact of een bezoek kan uiteraard ook een optie zijn!
- Bespreek in algemene teamoverleggen de punten die goed gingen en de punten die geleerd zijn.
- Bedenk dat de kracht van herhaling belangrijk is en wil niet steeds opnieuw het wiel uitvinden. Wat goed was, is goed!

## Wijzigingsgeschiedenis van deze pagina

- 09-12-2024 — Pagina aangemaakt