Stroomlijnen processen
Dertig gemeenten en tien organisaties zijn begin 2019 begonnen met het uitproberen van een ideaal proces voor het aanvragen, verlengen en uitbetalen van de loonkostensubsidie. Eerder was de staatssecretaris van SZW al van plan de dienstverlening te stroomlijnen door de loonkostensubsidie van de gemeenten te vervangen door de loondispensatie zoals die door UWV wordt ingezet, vertelt Wallis. Dat stuitte echter op zoveel verzet dat het plan is ingetrokken. Maar om de werkgevers toch tegemoet te komen is een preferente werkwijze ontwikkeld en uitgeprobeerd.
Gemeenten verleiden zich aan te sluiten
De nieuwe werkwijze is uitgeprobeerd in de dertig deelnemende gemeenten. De uitkomsten waren zo positief dat is besloten nu te proberen de overige 300 gemeenten en samenwerkingsverbanden zover te krijgen dat ze de preferente werkwijze implementeren.
Dat gaat goed, aldus Wallis. Er is eigenlijk geen enkele regio die niet wil. “Soms komt het qua planning niet uit omdat ze net ergens anders druk mee zijn.” Het helpt verder dat men niet erg streng in de leer is. “Een gemeente die een extra mailtje wil sturen, prima. Daar gaan we pragmatisch mee om.” Er zijn wel inhoudelijke vragen. “Bijvoorbeeld waarom er een aanvraagformulier nodig is als alle informatie al in het arbeidscontract staat.”
Het implementatieproces
Bij stap één van het implementatieproces formeren Wallis en zijn collega’s een klein team in de regio bestaande uit de beslisser, mensen van de administratieve afhandeling - de experts - en consulenten met werkgeverscontact.
Stap twee is dat dit team met ondersteuning van De Normaalste Zaak aan de hand van een scanlijst de verschillen inventariseert tussen de huidige en de preferente werkwijze. Dat resulteert in een overzichtje van de nodige aanpassingen. Misschien het betaalmoment of de termijn waarop er een reminder wordt gestuurd of de brieven.
Stap drie bestaat uit de feitelijke aanpassingen en stap vier is het afvinken van weer een gemeente.
Beleidsvrijheid blijft bestaan
“Het blijft belangrijk het belang van de gemeente goed mee te wegen. Het blijft mensenwerk”, benadrukt Wallis. Ook de beleidsvrijheid blijft bestaan. “Emmen en Amsterdam zijn nu eenmaal andere gemeenten met verschillende problematiek. Het gaat om een uniforme back office. Vergelijk het met geldpinnen en banken. Banken hebben ieder hun eigen strategie en eigen gezicht, maar als klant wil je wel bij alle geldautomaten kunnen pinnen.”
De koppen bij elkaar
Eén van de regio’s van het eerste uur is de regio Kromme Rijn Heuvelrug. De Regionale Sociale Dienst Kromme Rijn Heuvelrug voert de Participatiewet uit namens de gemeenten De Bilt, Bunnik, Zeist, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug en werkt daarbij nauw samen met Biga Groep, een social enterprise die vijfhonderd mensen in dienst heeft en mensen begeleidt naar werk. Via Werkroute bieden de twee samenwerkende partijen ondersteuning op maat aan kandidaten die onder de Wet Banenafspraak vallen of aangewezen zijn op een beschutte werkomgeving.
“Wij hebben ons aangesloten bij de pilot Preferente LKS vooral om te kijken of ons proces nog beter kan”, vertelt Yvonne Pot, manager Re-integratie en Productie bij Biga Groep. “Het proces moet voor iedereen goed werken en de werkgever helpen, dat geldt voor het hele land. Om daar samen in op te trekken is natuurlijk altijd goed. Meer gemeenten weten immers meer dan één. In onze regio werkten we al met één loonkostensubsidie proces. Dat proces bleek al dicht aan te liggen tegen het preferente proces”, aldus Pot.
Tijd en moeite besparen
“Onze brieven vonden we eigenlijk mooier dan de brieven uit de pilot zoals die toen nog waren. Onze brieven waren niet zo juridisch van toon, maar juist in heel duidelijke eenvoudige taal.” Toch gebruikt de regio nu de preferente set brieven. Daar waren volgens Pot drie redenen voor. “Na overleg in de pilotgroep hebben we wat meer informatie meegenomen. We hebben er zelf aan meegeschreven. En we hopen dat als er weer een verandering komt in de Participatiewet, de brieven in de back office worden aangepast. Dat scheelt relatief kleine gemeenten als de onze tijd en moeite en het voorkomt dat teksten en formuleringen weer uiteen gaan lopen.”
Als manager bij de Biga Groep heb ik eigenlijk twee petten, zegt Pot. “Ik ben immers ook werkgever.” In die hoedanigheid weet ze hoe vervelend en verwarrend het is als de processen te ver uiteen lopen. “Gemeenten realiseren zich niet altijd dat dit een groot afbreukrisico is.”