Preferent proces loonkostensubsidie: minder rompslomp voor werkgevers

Gepubliceerd op 30 november 2022

De Normaalste Zaak, Divosa, VNG en een groep praktijkdeskundigen vereenvoudigden het proces voor het aanvragen van loonkostensubsidie en zorgden ervoor dat alle gemeenten hetzelfde ‘preferente proces’ kunnen gebruiken. Doel is hiermee werkgevers te ontzorgen. Vier op de vijf gemeenten doen dat inmiddels of zijn ermee bezig.

Loonkostensubsidie is de subsidie die een werkgever kan krijgen voor het in dienst nemen van een medewerker die een afstand tot de arbeidsmarkt heeft, een arbeidsbeperking of die onder de Banenafspraak valt. De subsidie is een compensatie voor de verminderde arbeidsproductiviteit van deze medewerker.

Dat klinkt aantrekkelijk voor werkgevers, maar leverde in de praktijk vaak nog veel administratief gedoe op, vertelt Wouter Schramel, adviseur bij De Normaalste Zaak, een netwerk van bedrijven die werken aan een inclusieve arbeidsmarkt. “Tot een paar jaar geleden had iedere gemeente een eigen proces voor het aanvragen van loonkostensubsidie. Ook als gemeenten een gestroomlijnd proces hadden opgezet, konden werkgevers nog steeds veel administratieve belemmeringen ervaren. Voor werkgevers was het vooral hinderlijk dat processen per gemeente verschillend waren. Al heb je te maken met drie gemeenten die een relatief eenvoudig proces hebben – dan nog zijn het drie verschillende.”

Preferente werkproces LKS

Gestandaardiseerd proces

De Normaalste Zaak, Divosa en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) werkten een ‘preferent proces’ uit voor de aanvraag en instandhouding van loonkostensubsidie. Het preferente proces is ontwikkeld met een aantal gemeenten, werkgevers en cliëntvertegenwoordigers. Na een pilot in dertig gemeenten is het proces verder doorontwikkeld, waarna het begin 2020 klaar was om verder onder gemeenten te verspreiden. Tot juli 2022 kregen ze daarvoor subsidie en ondersteuning. Het resultaat medio 2022 was dat 80 procent van de Nederlandse gemeenten het preferente proces had overgenomen of daarmee bezig was, vertelt Schramel. “Onze ambitie was 75 procent, dus we zijn blij met die score.”

Het preferente proces standaardiseert de aanvraag van loonkostensubsidie zoveel mogelijk, vertelt Schramel. “We hebben een toolkit gemaakt met standaardbrieven, standaardtijden voor bepaalde handelingen, standaard uitbetaalmomenten en een standaard voor de registratie van die uitbetaling. De ondersteuning die we tot medio 2022 gaven, bestond uit het in kaart brengen van de verschillen tussen de bestaande werkwijze van een gemeente en het preferente proces. Het is mooi dat 280 gemeenten dat proces nu bijna of helemaal hebben geïmplementeerd.”

Extra administratie kwijt

Een van de mensen die het voordeel merkt van het preferente proces, is Jan van den Broek. Hij is P&O-manager en coach van werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hij werkt bij Macek Technika in Oss, producent van kunststofproducten. Het bedrijf heeft 40 medewerkers, van wie 26 een afstand tot de arbeidsmarkt hebben. “De meeste medewerkers komen uit de gemeente Oss, die het preferente proces al in de pilotfase implementeerde. Wij hebben ook met een aantal andere gemeenten uit de regio te maken, die eerst andere administratieve voorwaarden hadden. Bijvoorbeeld dat je loonstrookjes iedere maand moest insturen. Die extra administratie zijn we binnenkort gelukkig kwijt, want alle gemeenten waarmee wij werken, hanteren nu het preferente proces of zijn dat aan het invoeren.”

Alle partijen hebben meegedacht

De kracht van het preferente proces is volgens Van den Broek vooral dat alle partijen daarover hebben meegedacht. “Zo konden wij als werkgevers aan gemeenten vertellen wat wel en niet werkt. Het jaarlijkse loonwaarde-onderzoek door de gemeente is daar een voorbeeld van. De gemeente stuurde de uitslag van dat onderzoek altijd met een specifiek percentage naar de medewerker toe. Dan kan het gebeuren dat iemands loonwaarde in een jaar van 53 naar 49 procent is gedaald. De medewerker zelf heeft juist het gevoel dat hij of zij heel hard heeft gewerkt, dus zo’n brief hakt er dan in. Wij merken dat aan de koffietafel in ons bedrijf, maar de gemeente niet. Het is heel goed om het daarover als partijen met elkaar te kunnen hebben. We hebben in het preferente proces afgesproken dat de gemeente alleen de conclusie doorgeeft dat iemand nog binnen de doelgroep van de loonkostensubsidie valt, zonder zo’n precies percentage.”

“Alles wat we met gemeenten doen, is met dit proces mooi strakgetrokken”, zegt Van den Broek. “We hoeven een ziekmelding bijvoorbeeld alleen nog aan het UWV door te geven, niet meer apart aan de gemeente. Dat doet het UWV nu. Het is wel jammer dat de SW-bedrijven niet in dit proces meegaan. Via de SW-bedrijven hebben wij mensen in dienst die al voor 2015 een afstand tot de arbeidsmarkt hadden. Voor hen moeten we nog steeds een apart administratief proces aanhouden.”

Toolkit blijft up-to-date

Gemeenten en bedrijven zijn over het algemeen tevreden over het preferente proces. Dat blijkt uit onderzoek van VNG, Divosa en De Normaalste Zaak. Schramel: “De tevredenheid van gemeenten is iets hoger dan die van werkgevers, omdat werkgevers soms nog steeds te maken hebben met één of meer gemeenten die níet over zijn op het preferente proces. Wij hopen dat de laatste gemeenten dat alsnog doen, ook al is er nu geen subsidie meer voor. Zij kunnen zich aanmelden bij realisatie@vng.nl De toolkit blijft uiteraard wel beschikbaar. VNG zorgt ervoor dat die up-to-date blijft. Daarnaast kunnen gemeenten hun vragen stellen aan VNG Realisatie en kunnen zij via het Forum van VNG onderling vragen en ervaringen uitwisselen.”