Toolkit parttime werk

Een goede voorbereiding is het halve (parttime) werk. Goede processen rondom parttime werk vinden alleen hun weg naar de praktijk als de inrichting van beleid en uitvoering op elkaar is afgestemd. Dit onderdeel van de Toolkit bevat praktische tips en documenten om beleid en uitvoering goed in te richten. Het doel hiervan is tweeledig:

• Beleid: er is een coherent beleid rond de inzet op en aanpak van parttime werk
• Houding en gedrag: medewerkers zijn zich bewust van de complexiteit van parttime werken vanuit de uitkering en de gevolgen daarvan voor deeltijdwerkende inwoners. Medewerkers doorzien hoe hun eigen handelen van invloed is op de complexiteit en drempels die burgers ervaren.

• Daag uitvoerend professionals uit om zich te verplaatsen in de situatie van de parttime werkende inwoner:
  • Belevingsmodule parttime werken vanuit de bijstand
• Benut de signaalfunctie van het klantcontactcentrum. Veel klachten van inwoners worden hier afgevangen en komen niet bij uitvoerend professionals terecht. Zij kunnen hun handelen hier daardoor niet op aanpassen. Zorg ervoor dat uitvoerend professionals hiervan op de hoogte zijn. Breng klachten bijvoorbeeld in het teamoverleg van de uitkeringsadministratie en van de consulenten inkomen in
• Nodig af en toe een inwoner uit tijdens het teamoverleg

• Maak parttime werken vanuit de bijstand en het bevorderen van financiële stabiliteit daarbij expliciet onderdeel van het gemeentelijk beleid:
  • Projectaanpak Vertrouwen werkt gemeente Wageningen
  • Raadsinformatiebrief gemeente Arnhem

Goede informatie vooraf kan veel gedoe voorkomen. Als inwoners starten op parttime werk, is het daarom belangrijk om ze goed mee te nemen in hoe de verrekening gaat verlopen en wat er daarbij van hen wordt verwacht. Dit onderdeel van de Toolkit bevat praktische tips en documenten om de overgang naar parttime werk soepel te laten verlopen.

Het doel van de startfase is:

• Duidelijkheid voor de inwoner: inwoners beginnen goed voorbereid en goed geïnformeerd aan de stap naar parttime werk. Inwoners weten waar ze aan toe zijn, er volgen geen onaangename verrassingen.

• Loop je website na: is daar duidelijke informatie te vinden over parttime werken vanuit de bijstand? Vermeld minimaal hoe parttime werk moet worden gemeld, hoe inkomsten moeten worden doorgegeven en hoe de verrekening werkt. Maak deze informatie goed vindbaar en sluit daarbij aan bij zoektermen die inwoners gebruiken. Bijvoorbeeld: voor de inwoner gaat het om starten met werken, niet om een wijziging in de uitkering.
  • Beschrijving fictief verrekenen gemeente Delft
  • Beschrijving verschillende methoden van verrekening IJsselgemeenten
  • Beschrijving Surplus Stroomopwaarts
• Bied inwoners aanvullend aan de website ook langs andere kanalen pro-actief informatie over parttime werken vanuit de bijstand:
  • Folder Weer aan het Werk IJsselgemeenten
  • Folder Leeuwarden Een uitkering en inkomen: hoe zit dat precies?
  • Infographic met uitleg over verrekenen gemeente Amsterdam
  • Flyer Surplus Stroomopwaarts
• Geef inwoners inzicht in de financiële gevolgen van starten op parttime werk:
  • Rekentool proefberekening aanvullende uitkering gemeente Enschede
  • Rekentool Nibud
• Loop de brieven en beschikkingen die inwoners krijgen als ze starten op parttime werk na. Let daarbij op de toon (begin met een felicitatie, in plaats van met het opsommen van plichten) en inhoud (is duidelijk hoe de verrekening werkt en waar de inwoner rekening mee moet houden?)
  • Brief Drechtsteden op de maand verrekenen
  • Brief Drechtsteden achteraf verrekenen
  • Leaflet Weener XL
• Informeer inwoners specifiek over hoe wordt omgegaan met de verrekening van vakantiegeld, eindejaarsuitkering, vierwekelijkse inkomsten, vrijlating
  • Infographic verrekenen 4-wekelijkse inkomsten Drechtsteden
  • Beschrijving vrijlating website gemeente Delft
• Zorg dat consulenten werk op de hoogte zijn van hoe de verrekening werkt. Zij hebben hierover immers vaak het eerste contact met de inwoner
• Stuur inwoners een felicitatiekaartje en geef hen een overzicht van gemaakte afspraken en wat er daarbij van hen wordt verwacht:
  • Kaartjes om inwoners te feliciteren en informeren

• Voer een persoonlijk gesprek met inwoners die starten op parttime werk. Licht in dit gesprek de wijze van verrekening toe, benoem waar inwoners op moeten letten en wat ze zelf moeten regelen en bespreek de financiële consequenties van het starten op parttime werk.
  • Werkblad Goed Geregeld Gesprek Simpel Switchen
  • Instructie inkomstengesprek Amersfoort
• Overweeg toepassing van een bufferpremie voor inwoners die starten op parttime werk om de periode tot uitbetaling van de eerste aanvullende uitkering te overbruggen

Looninformatie is de basis van de inkomstenverrekening. Het is dus belangrijk dat deze looninformatie snel, compleet en makkelijk bij de gemeente terechtkomt. Dit onderdeel van de Toolkit bevat praktische tips en documenten om het aanleveren van looninformatie soepel te laten verlopen.

• Zorg dat de aanleverkanalen voor de loonstrook duidelijk vindbaar zijn
• Stuur inwoners een reminder als de loonstrook niet op tijd binnen is
  • SMS-service Delft
• Overweeg om mensen met vaste inkomsten vrij te stellen van de verplichting om elke maand de loonstrook op te sturen. Spreek met de burger af dat deze bij wijzigingen in het loon zo snel mogelijk de loonstrook opstuurt. Raadpleeg ter controle maandelijks Suwinet om te kijken of er veranderingen in het inkomen zijn.
• Stuur de inwoner een bevestiging van de ontvangst van de loonstrook

• Begin 2017 realiseerde de gemeente Enschede een koppeling tussen e-Suite (het zaaksysteem van Atos) en de Suite voor Sociaal Domein van Centric (SSD). Binnen de gemeente Enschede ontvangen alle inwoners met wisselende inkomsten nu maandelijks een brief én een mail met een herinnering de loonstrook in te leveren. Via een link in de mail kunnen inwoners eenvoudig bewijsstukken uploaden. Die komen via de koppeling met E-suite direct in beeld bij de medewerker. De inwoner krijgt automatisch bericht na het afhandelen van de zaak. Er is voor de digitale route geen postverwerking meer nodig. Het proces om loonstroken te verzamelen en de uitkering vast te stellen is daarmee ingekort van een doorlooptijd van een aantal dagen tot een doorlooptijd van soms maar een paar minuten. Na bijna twee jaar actief gebruik komt 75% van de loonstroken digitaal via de portal binnen. Lees meer over deze methode op www.dimpact.nl
• Er wordt momenteel geëxperimenteerd met verschillende manieren van automatisch verrekenen:
  • Pilot Automatisch Verrekenen Inlichtingenbureau
  • Pilot loonstrook en terugkoppeling via app Enschede

Het verrekenen van inkomsten brengt de nodige uitdagingen met zich mee. Het is voor de gemeente een arbeidsintensief proces, dat vaak onder grote tijdsdruk moet worden uitgevoerd. Er zit immers een inwoner op zijn geld te wachten. Snelheid is dus belangrijk. Tegelijkertijd moet de inkomstenverrekening zorgvuldig gebeuren, zodat de inwoner krijgt uitbetaald waar hij in die maand recht op heeft en te lage betalingen of herberekeningen kunnen worden voorkomen. Dit onderdeel van de Toolkit bevat praktische tips en documenten om vorm te geven aan dit spanningsveld tussen snelheid en zorgvuldigheid, met als doel:

• Financiële stabiliteit voor parttime werkende inwoners

• One size does not fit all. Pas voor elke inwoner maatwerk toe in de verrekening:
  • Op de maand verrekenen voor mensen met vaste maandelijkse inkomsten, van wie de loonstrook op tijd is.
  • Fictief verrekenen voor mensen met voorspelbare inkomsten van wie de loonstrook laat beschikbaar is. Let op: fictief verrekenen is wettelijk alleen toegestaan na toestemming van de inwoner.
  • Achteraf verrekenen voor mensen met vaste inkomsten van wie de loonstrook laat beschikbaar is. Bereid inwoners hierbij goed voor op de vordering die ontstaat bij het stoppen van de baan of uitkering
  • Surplus voor mensen met wisselende of (vier)wekelijkse inkomsten
• Leg werkafspraken over hoe verschillende inkomensemolumenten verrekend moeten worden vast om methodisch handelen te bevorderen:
  • Instructiemap Delft
  • Werkafspraken inkomstenkorting Sittard-Geleen
• Maak afspraken over hoe teveel betaalde uitkering wordt verrekend. Spreek af tot welk bedrag er verrekend kan worden met de volgende uitkering en vanaf welk bedrag contact moet worden opgenomen met de inwoner om de wijze van verrekening af te stemmen.
• Vierwekelijkse worden veelal omgerekend naar de maand
  • Excelsheet Oss om vierwekelijkse inkomsten op basis van het aantal werkdagen per maand om te rekenen naar de maand
• Voer een dagelijkse betaalrun uit. Dit voorkomt dat parttime werkende inwoners voor wie de reguliere betaalrun is gemist onnodig lang op hun geld moeten wachten
  • Werkproces snelle betaling Krimpenerwaard
• Houd inwoners op de hoogte over de status van de verrekening
  • 0320Werkt: Track & Trace app gemeente Lelystad
• Stuur alle parttime werkende inwoners elk jaar in oktober een brief over de manier waarop de eindejaarsuitkering en de 13e periode bij vierwekelijkse inkomsten wordt verrekend. inwoners kunnen zich hier dan (financieel) op voorbereiden.
  • Brief gemeente Arnhem om inwoners te attenderen op verrekening 13e periode en eindejaarsuitkering
• Stuur inwoners een maand voor het aflopen van de vrijlating een brief om het einde van de vrijlating aan te kondigen. Inwoners kunnen zich daar dan op voorbereiden.

• Om inwoners meer financiële stabiliteit te bieden als ze parttime gaan werken, passen verschillende gemeenten een nieuwe manier van inkomstenverrekening toe: Surplus.
  • Beschrijving Surplus website NVSI
  • Klantbelevingsonderzoek Surplus
• Verschillende gemeenten experimenteren met het toepassen van een premie om parttime werken lonender te maken:
  • Ambtelijke toelichting deeltijdpremie Leeuwarden
  • Flyer deeltijdpremie Leeuwarden

Een parttime baan is een belangrijke opstap naar volledige uitstroom: de uitstroom naar werk is onder parttime werkenden 3 keer hoger dan onder inwoners die niet parttime werken. Het loont dus om als gemeente in te zetten op doorstroom naar volledige uitstroom als iemand parttime aan het werk is. Tegelijkertijd is parttime werk voor andere inwoners het hoogst haalbare. In beide gevallen verdient het aanbeveling om inwoners niet direct los te laten nadat ze zijn gaan werken. Goede nazorg kan een belangrijke bijdrage leveren aan het behoud van financiële stabiliteit tijdens en na werk.

• Focus niet alleen op functioneel of instrumenteel contact als mensen parttime werken:
  • Bel inwoners met parttime inkomsten periodiek op om te vragen hoe het gaat, hoe ze de verrekening ervaren en wat de doorgroeimogelijkheden in hun huidige baan zijn. Gebruik die gesprekken om maatwerk te blijven leveren. Bekijk ter inspiratie dit belscript.
  • Zoek periodiek contact met mensen om te laten weten dat je hun inzet waardeert: felicitatiekaartje, nieuwjaarswens, etc.
• Verschillende gemeenten zetten specifiek in op doorgroei naar uitstroom vanuit parttime werk in van deel naar heel projecten
• De gemeente Arnhem maakte een flyer over nazorg

• Voer een nazorggesprek als mensen uitstromen. Breng samen met de inwoner in kaart wat dit betekent voor de financiële situatie en leg uit wat de regels voor terugval op de uitkering zijn.
• Sluit de uitkering de eerste 3-6 maanden na uitstroom niet af, maar laat hem op 0 doorlopen. Terugval in de uitkering kan zo makkelijk en snel worden opgevangen.