Handreiking uitvoering ondersteuningsbudget API-aansluiting VUM

• De Gecoördineerde Implementatie Ondersteuning (GIO) voor VUM biedt financiële ondersteuning, vanuit het subsidiebudget van het ministerie SZW, aan individuele gemeenten en gemeenschappelijke regelingen (GR’en), die bereid zijn samen met de softwareleverancier de landelijke VUM-API in te bouwen in hun software en de gemeente en/of gemeenschappelijke regeling aan te sluiten op VUM.
• De VUM-API dient op alle vier bekende uitwisselpatronen gerealiseerd te worden, te weten: a. Zoekvraag naar werkzoekende profiel stellen b. Zoekvraag naar een vacature stellen c. Antwoord geven op zoekvraag naar een werkzoekende profiel d. Antwoord geven op een zoekvraag naar een vacature
• Deze zogenaamde koploper gemeenten/GR’en worden geacht met hun softwareleverancier af te spreken en te laten vastleggen dat de VUM-API vervolgens beschikbaar is voor de andere gemeenten/GR’en die deze software gebruiken;
• Gemeenten/GR’en kunnen een offerte/aanvraag indienen van maximaal € 75.000,- en gaan hiervoor een inspanningsverplichting aan waarmee zij de realisatie van de VUM-API en de aansluiting op VUM kunnen financieren.

• De uitwisselingsvoorziening VUM biedt de mogelijkheid om de gegevens van werkzoekenden-profielen en vacatures uit te wisselen tussen de partijen die betrokken zijn bij werk. VUM biedt een afsprakenstelsel, een gestandaardiseerde gegevensset en een voorziening om deze uitwisseling te ondersteunen (API).
• Gemeenten en GR’en kunnen al dan niet via een softwareleverancier op VUM aansluiten en maken daarbij gebruik van een API die wordt beheerd door het Inlichtingenbureau conform de eerdergenoemde uitwisselpatronen.
• De GIO heeft een implementatieprogramma waarmee zij de arbeidsmarktregio’s ondersteunen bij de aansluiting op en gebruik van VUM.
• VNG en UWV hebben een kassiersfunctie om de middelen uit de subsidieregeling te bestemmen naar gemeenten en/of GR’en via facturering en zal hierover verantwoording afleggen aan het ministerie van SZW na afloop van de subsidietermijn.
• VNG vervult de kassiersfunctie tot en met 31 mei 2025
• UWV vervult de kassiersfunctie vanaf 1 juni 2025.

• In principe komen alle gemeenten en GR’en in aanmerking voor deze regeling.
• Iedere gemeente of GR kan één aanvraag indienen binnen deze regeling. Dit kan alleen met behulp van het offerteformulier.
• De GIO accepteert het voorstel in de vorm van een offerte en beoordeelt achteraf bij de verantwoording of aan de offerte is voldaan. Een van de belangrijkste uitgangspunten is dat de gemeente met haar softwareleverancier via een API aansluit op VUM en in staat is gegevens via VUM uit te wisselen op de vier uitwisselpatronen en dit ten goede komt van alle gebruikers van deze software.
• De gemeente of GR dient het offerteformulier bij VNG in te leveren via info@samenvoordeklant.nl. Het digitale offerteformulier wordt automatisch na indienen gemaild naar info@samenvoordeklant.nl.
• Na acceptatie van de offerte geldt een maximale doorlooptijd van 6 maanden voor realisatie.
• De gemeente dient na acceptatie van de offerte binnen 30 dagen een factuur in.

• Het ingevulde offerteformulier dient als offerte. Voor de afhandeling is het belangrijk dat de velden juist zijn ingevuld.
• We adviseren de aanvrager in ieder geval af te stemmen met de verantwoordelijke financiële afdeling, zodat deze goed op de hoogte is. En om mee te denken met specifieke vragen zoals hoe om te gaan met de BTW.
• Bij twijfel kan de aanvrager contact opgenomen worden met de GIO via de projectleider gegevensuitwisseling Werk van de VNG (johan.vanderwaal@vng.nl)

Voor aansluiting en gebruik van de VUM-API levert de gemeente die gebruik maakt van de subsidieregeling een inspanningsverplichting om te komen tot deze aansluiting, hetgeen in de verantwoording wordt bekrachtigd.

Per gemeente of gemeenschappelijke regeling wordt individueel bepaald hoe de inzet begroot wordt, echter tot een maximum van €75.000. Deze is afhankelijk van onder andere de aansluiting Digi-netwerk en de gerealiseerde uitwisselpatronen.

Indien geconstateerd wordt dat de inspanning van de gemeente of GR onvoldoende is zal hierover een gesprek plaatsvinden tussen een afvaardiging van GIO en betreffende gemeente of GR.

De begroting is opgebouwd uit verschillende activiteiten voor aansluiting en gebruik van de VUM-API. In de offerte wordt duidelijk vermeld met welke leverancier de VUM-API wordt gerealiseerd en welke uitwisselpatronen worden ondersteund. De gemeenten maken daarbij een onderscheid naar activiteiten die de gemeente zelf moet verrichten:

• Opzetten project
• Inventariseren bronbestanden en applicaties
• In kaart brengen (bemiddelings-)proces
• Op orde brengen bronbestanden en kwaliteit data
• Inpassing van de VUM-API in de gemeentelijke informatiearchitectuur (o.a. Digi-koppeling)
• Training van bemiddelaars in gebruik

Van leveranciers wordt gevraagd de technische aansluiting te verzorgen, inclusief eventuele aanpassingen om met de API te kunnen werken. Leveranciers worden daarbij ondersteund door het Inlichtingenbureau, dat over de kennis en expertise beschikt om de API werkend te krijgen.
De gemeente of GR brengt de activiteiten die zij moet leveren aan de leverancier, apart in beeld. Te denken valt aan activiteiten voor inrichting, aansluiting Digi-koppeling en testen berichtverkeer.

De begroting is maximaal €75.000. De aanvragende gemeente of GR is zelf verantwoordelijk voor eventuele btw-afdracht. Het maximale bedrag is dan ook inclusief eventuele BTW.

Bij het goedkeuren van de offerte wordt door de gemeente of GR gehandeld naar de ingediende begroting.

Bij goedkeuring wordt door de VNG (voor 1 juni 2025) of het UWV (vanaf 1 juni 2025) een declaratienummer afgegeven. Facturen zonder declaratienummer worden niet in behandeling genomen.

• De aanvrager dient zodra de werkzaamheden zijn verricht (uiterlijk binnen 6 maanden na goedkeuring offerte) één factuur in op basis van de werkelijk gemaakte kosten.

De gemeente of GR legt na afloop van de offerteperiode (maximaal 6 maanden) verantwoording af over de gemaakte kosten en de gerealiseerde resultaten.

• Indien de uiteindelijke kosten hoger uitvallen dan het verstrekte bedrag dan worden deze NIET vergoedt.
• Indien de uiteindelijke de kosten lager uitvallen, dan dient het niet bestede bedrag terugbetaald te worden.
• Indien het beoogde resultaat niet is gehaald, dan dient het niet bestede bedrag terugbetaald te worden.

• De aanvrager dient de het offerteformulier in via info@samenvoordeklant.nl. Het digitale offerteformulier wordt automatisch na indienen gemaild naar info@samenvoordeklant.nl.
• De aanvraag wordt geagendeerd voor het GIO.
• Het GIO bepaalt of de aanvraag voldoet aan de voorwaarden.
• Bij goedkeuring moet de projectleider gegevensuitwisseling Werk van de VNG het besluit terugkoppelen (per mail) aan de gemeente. De dan operationeel kassier (VNG of UWV) bereidt de begeleidende brief voor met factureringsgegevens.

• De aanvrager dient binnen 30 dagen na offerte goedkeuring een factuur in op basis van de begrote kosten.
• De aanvrager legt na afloop van de offerteperiode (maximaal 6 maanden) verantwoording af over de gemaakte kosten.
• Indien de uiteindelijke kosten hoger uitvallen dan het verstrekte bedrag dan worden deze NIET vergoedt.
• Indien de uiteindelijke kosten lager uitvallen, dan dient het niet bestede bedrag terugbetaald te worden.
• Indien het beoogde resultaat niet is gehaald, dan dient het niet bestede bedrag terugbetaald te worden.
• De aanvrager is zelf verantwoordelijk voor de BTW. Het maximale bedrag is dan ook inclusief eventuele BTW.
• De kassier beoordeelt de factuur en stelt deze beschikbaar aan de financiële afdeling ter betaling.

• De projectleiders VNG/UWV dragen zorg voor een Excel bestand met alle lopende en goedgekeurde aanvragen.
• De kassiers leggen aan het einde van de doorlooptijd van hun subsidietermijn volledige verantwoording af aan het ministerie van SZW