Ken je klant via gegevensuitwisseling

Om een wettelijke taak bij matching uit te voeren, heeft de professional goede gegevens over kandidaten nodig. Het is in de praktijk lastig om te bepalen wat je kan verzamelen en delen, zegt Steenmeijer. 'Want je hebt ook een geheimhoudingsplicht vanwege de vertrouwelijke relatie met een klant.'

In de materiewet (zoals de Participatiewet), de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) staat hoe je moet omgaan met informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van je taak. 'Voor informatie die daarvoor niet noodzakelijk is, geldt je beroepscode of -statuut. Je moet daarin dus een afweging maken.'

Volgens Hilhorst komt er meer kijken bij het delen van persoonsgegevens dan het programma Verbeteren Uitwisselen Matchingsgegevens (VUM). 'Dat gaat alleen over de techniek. Je moet het verschil weten tussen uitwisseling van data en van informatie, data met betekenis. Vraag jezelf af of informatie verzamelen en daarmee bepaalde data vastleggen echt nodig zijn om je opdracht te kunnen uitvoeren.'

Belofte waarmaken

Waarom is een transparant klantbestand (Ken je klant) belangrijk voor gegevensuitwisseling? Steenmeijer: 'Daardoor krijg je zo’n goed beeld van een kandidaat dat je een passende match kunt maken met een potentiële werkgever. Dus niet trial and error. Elke teleurstelling verzwakt het vertrouwen dat het goed komt met elkaar.'
Hilhorst spreekt van een belofte die professionals aan de klant én aan zichzelf moet waarmaken. 'Dat je in je afweging alle gegevens inzet waarover je kunt beschikken. Het is een kwaliteitsopdracht dat een dossier actueel en volledig moet zijn.'

Het gaat daarbij om een inspanningsverplichting en niet een resultaatverplichting, zegt Steenmeijer. 'Zoals altijd bij professioneel handelen. Ook als je weet dat een dossier niet 100% volledig en actueel kan zijn, ontslaat je dat niet van de plicht om ernaar te streven. Dan doe je de klant recht.'

Te weinig of te veel delen

Steenmeijer vindt dat professionals op het arbeidsmarktterrein het bij gegevensuitwisseling best redelijk doen in vergelijking met andere beroepsgroepen. Ze ziet wel een tweedeling, net als in elke andere sector. 'Sommige professionals denken dat ze vanwege de AVG niets mogen delen, terwijl anderen juist kritiekloos te veel delen. De waarheid ligt ergens in het midden. Er gebeuren nu geen grote ongelukken, maar het bewustzijn kan beter.'

Hoe je naar de praktijk kijkt heeft volgens haar te maken met de taakopvatting van de professional. 'Ben je een uitvoerder van een wet? Of strijd je met de wet als middel om mensen tot hun recht te laten komen?' Hilhorst spreekt van een spagaat. 'De professional kan helper en handhaver zijn. Als helper is een goed beeld van de klant uiterst belangrijk. Tegelijkertijd moet je voorkomen dat informatie ook voor een ander doel kan worden gebruikt.'

Noodzakelijk voor wettelijke taak

Het criterium is dat de professional in het klantdossier alles kan vastleggen wat noodzakelijk is voor een wettelijke taak zoals re-integratie, zegt Steenmeijer. 'Maar dan ook alleen dat. De eerste vraag is: wat is eigenlijk mijn taak? Waarom wil ik dan bepaalde dingen opschrijven? Vraag jezelf dan af of de informatie echt wat toevoegt.'

Steenmeijer geeft een voorbeeld. 'Iemand die moeite heeft met agressiebeheersing moet in een setting komen waar hij zich niet uitgedaagd voelt. Je kunt er daarom wel iets over zeggen, maar niet door veroordelingen te noemen en hem als agressief te bestempelen. Probeer samen met de klant tot een formulering te komen die niet alle privacygevoelige details prijsgeeft. Zeg bijvoorbeeld dat de kandidaat een veilige sfeer met constructieve communicatie nodig heeft omdat hij sterk kan reageren op negatieve prikkels en onrust.'

Fixatie op wat mag

Steenmeijer ziet dat niet alleen klanten, maar ook professionals gefixeerd zijn op de uitkomst: mag iets wel of niet? 'Maar dat is niet zo’n zinnige vraag. Het gaat erom of er goede redenen voor de klant zijn om iets te willen of te doen. Breng dat eerst samen in kaart. Dan kun je het daarna nog tegen de regels leggen.'

De grondhouding is dat professionals het goede willen doen voor hun klanten, zegt Hilhorst. Daarom hoort professionele buikpijn bij het noteren van bijvoorbeeld een delict. 'Het is een mooie toets of zoiets inderdaad relevant is.'

Regie over eigen handelen

Hilhorst vindt het moreel-ethische aspect van gegevensuitwisseling onderbelicht. 'Ook je eigen normen en waarden zijn van belang. We zouden buikpijn moeten voorkomen door op zoek te gaan naar de onderbouwing van het mogen. Waar komt de buikpijn vandaan en is die al of niet terecht?'

De professional komt met zijn kennis en ervaring tot een professioneel oordeel over een plan van aanpak. Een beschikker of beleidsmaker heeft dan geen verdere onderbouwing van de data nodig, merkt Jurja Steenmeijer op. 'Professionals kunnen daarbij terugvallen op hun beroepscode en vakinhoudelijke kennis. Zo krijgen ze meer regie over hun eigen handelen en afwegingen.'

Hilhorst eindigt met een appel. Laat je niet in de war brengen door de techniek van gegevensuitwisseling. Voor een goede dienstverlening moet je beschikken over alle relevante gegevens. Je professionaliteit bepaalt hoe je die inzet.'