Matchingtools – hoe vind je de beste?

Gepubliceerd op 29 juni 2021

Apps en platforms maken het matchen van werkgevers en werkzoekende makkelijker. Ze zijn 24/7 beschikbaar, kandidaten zijn in de lead en consulenten worden administratief ontlast. Maar hoe maak je een keuze uit alle beschikbare apps en platforms. En hoe maak je de app op maat?

“Hoeveel matchingapps en –platforms er precies zijn, is lastig te zeggen”, aldus Nienke Meijaard, adviseur bij Lysias Advies. “Er zijn veel standaarden, die kunnen worden aangepast naar de lokale en regionale wensen en kleuren.”

Meijaard bracht namens de Programmaraad en Perspectief op Werk 21 matchingapps en -platforms in kaart en beoordeelde ze op welk onderdeel van het werknemers- en werkgeverslandschap van VNG het werk vergemakkelijken. 

Tips

  • Zorg dat de organisatie helder voor ogen heeft wat het doel is van de app en wat daarbij nodig is. Neem de gebruikers daarin mee. Pak vandaaruit de bouwstenen van bestaande tools die goed kunnen werken.
  • Maak de tool niet te complex en zorg voor goede aansluiting bij het team dat er mee moet werken.
  • Betrek vanaf het begin alle partijen, zodat iedereen op de hoogte is van het proces. Draagvlak binnen de hele organisatie is cruciaal in de ontwikkeling en het slagen van de app. 
  • Naast innovatieve ideeën zijn er ook doeners nodig, die afdwingen dat er beslissingen worden genomen.
  • Zorg voor goede communicatie tussen de verschillende afdelingen en weet van elkaar wie waar verantwoordelijk voor is.

Wat opvalt is dat de meeste apps zich vooral richten op de kandidaten, om hen in kaart te brengen en te ondersteunen naar werk. Daar waar het bij werkgevers gaat om sec de vertaling van de vacatures naar de app en de match, gaat het bij kandidaten ook om de stappen daarvoor, ontdekte Meijaard. Zo zijn er tools om ervaringen en competenties in kaart te brengen. En tools die gebruik maken van afbeeldingen voor mensen die zich slecht in woord of schrift kunnen uitdrukken.

Welke tool het meest geschikt is hangt af van het doel en de wensen van een organisatie, aldus Meijaard. “Belangrijk is om vanaf het begin het doel van de app duidelijk te hebben en de gebruikers daarin mee te nemen. Pak de bouwstenen van andere apps die goed kunnen werken.”

Belangrijkste overweging 

Groot voordeel van een matchingsapp is dat deze consulenten werkzoekendendienstverlening veel administratieve lasten kan besparen. Dat zorgt ervoor dat de consulenten meer tijd en aandacht hebben voor de kandidaat zelf. Een app kan vacatures doorzetten op basis van het profiel en de wensen van een werkzoekende. 

“Het gebruik van een app is echter net zo sterk als de zwakste schakel die er mee werkt”, parafraseert Meijaard. “Als bijvoorbeeld een consulent de app niet goed of onvoldoende gebruikt, en een kandidaat op een reactie blijft wachten, is de efficiëntie van de app niet hoog.”

Meijaard adviseert daarom om gelijk bij de start van het traject met gebruikers aan tafel te gaan. Bijvoorbeeld met consulenten. “Maak een selectie in de apps. Vraag wat zij er in zien, wat zij zoeken en met welke aspecten rekening moet worden gehouden. Leg ook het verdere proces uit en mix eventueel bouwstenen van verschillende apps om zo een app te vinden die het beste de bestaande dienstverlening ondersteunt.” Denk ook goed na over de gebruiksvriendelijkheid voor de kandidaat en de werkgever.

Verbeteren Uitwisseling Matchingsgegevens (VUM)

Op dit moment zijn er een aantal apps die beter met het ene systeem kunnen praten dan het andere. Verbeteren Uitwisseling Matchingsgegevens (VUM) moet dit ondervangen. Het voordeel van VUM is dat die aan de achterkant zorgt dat alle talen van de verschillende databases en systemen met elkaar kunnen corresponderen, waardoor er maar één toegangspoort is. Dit betekent dat de app of het platform alleen aan VUM hoeft te worden gekoppeld.

GelreWerkt!: het ontwikkelen van een matchingsapp

GelreWerkt!, het leerwerkbedrijf van gemeente Zutphen, startte in 2019 met de ontwikkeling van de GelreWerkt-app. De app maakt het voor consulenten inzichtelijk welke vacatures er zijn en werkzoekenden kunnen er zelf in. Er is gekozen voor de bestaande RSD-app die al wordt gebruikt in Midden-Gelderland. Deze app is modulair opgebouwd, waardoor deze flexibel is in te richten. Met de consulenten is gekeken hoe de app moet worden aangepast aan de eigen wensen.

Haak aan op de mogelijkheden die er al zijn

“Als kleine organisatie is het zelf ontwikkelen van een app geen optie. Het vraagt een te grote investering qua capaciteit en een langdurige investering waar geen mankracht voor is”, zegt Hendrik van der Wal, consulent Werk bij GelreWerkt! en voortrekker van de app. “De eerste stap bij het selecteren van een app, is nagaan wat je als organisatie met de app wilt bereiken. Er is zoveel mogelijk met een app, van het delen van vacatures tot het doorgeven van inkomens. Alles kan er in verwerkt worden, maar dit vraagt om een andere ontwikkeling. Zodra het doel helder is, gaat het kiezen en samenstellen van de app eenvoudiger”.

Onverwachte vertraging

In Zutphen is de ontwikkeling onderaf begonnen bij de consulenten, maar later toch vastgelopen op technische vlak en AVG. Van der Wal: “Omdat de app in andere gemeenten al draait, hadden we niet verwacht dat er op deze gebieden problemen zouden ontstaan. Hierdoor hebben we er niet aan gedacht de collega’s van de afdelingen ICT en AVG vanaf het begin te betrekken bij het proces. Dit heeft later voor vertraging gezorgd, omdat de betrokken afdelingen nog niet in staat bleken om de AVG risico analyse en het Apple account te realiseren. Dit moest achteraf worden georganiseerd, wat veel tijd heeft gekost.”

Het project is met enige vertraging toch doorgezet. De GelreWerkt!-app staat ondertussen klaar voor gebruiken. Het wachten is nu alleen op een account voor de appstore.