Gemeente Den Haag duikt de diepte in met de Vragenlijst Inclusief Ondernemen (VIO)

Gepubliceerd op 11 november 2024

De naam Vragenlijst Inclusief Ondernemen roept misschien het beeld op van een kreukelig A4'tje, diep verscholen in de krochten van de toolkit van een accountmanager. Maar onderschat de VIO niet. Dit instrument zet iedereen aan het denken, weten ze bij gemeente Den Haag. 

‘Hoor je de gevleugelde woorden ‘van willen naar kunnen’, dan gaat het meestal over kandidaten. Maar dezelfde beweging is net zo hard nodig bij werkgevers, bepleit Astrid Hazelzet, onderzoeker bij TNO.

Blinde vlekken 

‘Ondanks goede bedoelingen kunnen in een organisatie factoren spelen die plaatsing en integratie van kandidaten die een steuntje in de rug nodig hebben bemoeilijken. Vaak zijn werkgevers zich hier niet van bewust. Een accountmanager zal ze wijzen op de blinde vlekken die met het blote oog waarneembaar zijn, maar ook die ziet niet alles. Daarom ontwikkelde TNO de VIO.’ 

De VIO is gebaseerd op het Integratief Gedragsmodel en brengt in kaart hoe goed een werkgever is uitgerust om mensen met afstand tot arbeidsmarkt in hun bedrijf een plek te geven. Dit geeft de accountmanager input voor een goed gesprek met de werkgever over motieven en mogelijkheden rond inclusief werken.

v.l.n.r. Astrid Hazelzet, Olaf Merel en Frederik Reimers
v.l.n.r. Astrid Hazelzet, Olaf Merel en Frederik Reimers

Overzichtelijk dashboard

Het invullen van de vragen kost een werkgever tien minuten. Onmiddellijk daarna kan de werkgever in een dashboard in één oogopslag zien waar z’n sterke punten liggen op inclusief werkgeverschap, en waar ruimte is voor verbetering. Ook draagt het dashboard praktische suggesties om de sterke punten optimaal te benutten en zwakke punten op orde te brengen. 

De accountmanager kan de scores ook inzien. En die kan ook de scores van verschillende werkgevers bij elkaar voegen. Zo kan een WSP of gemeente makkelijk zien hoeveel bedrijven in de regio al dan niet de intentie hebben om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan te nemen, en in hoeverre die nog moeite hebben om die ambitie te realiseren. Hazelzet: ‘Dit helpt bij strategische keuzes: steek je tijd en moeite in die groep die niet wil en niet kan, of focus je juist op werkgevers die wel willen maar niet kunnen?’ 

Tips en ervaringen

  • Denk goed na over hoe breed je de VIO uitzet. Door de lijst naar alle werkgevers in je regio te sturen kun je nieuwe relaties aanboren. Je kunt ook alleen de werkgevers waar je al een relatie mee hebt benaderen. Of eerst beginnen met een pilotgroep. Belangrijk is dat je de ingevulde VIO’s ook netjes opvolgt, anders verlies je kostbaar vertrouwen van welwillende werkgevers. 
  • Rust je accountmanagers uit met de juiste kennis en vaardigheden om het goede gesprek met hun werkgevers te voeren. Een gesprek op basis van de VIO vergt analytisch vermogen en specifieke gespreksvaardigheden.
  • Een goede vorm van training zijn casuïstiekgesprekken. Leg hierbij een ingevulde vragenlijst met interessante uitkomsten voor aan een groepje accountmanagers, en laat ze discussiëren over bijvoorbeeld: het beeld van de werkgever dat uit het dashboard naar voren komt, de doelen om samen met de werkgever te behalen en wat je daarvoor wilt inzetten en de insteek voor het volgende gesprek. 

Een nieuwe standaard

Gemeente Den Haag kiest er sinds een jaar voor om de VIO structureel in te zetten bij haar dienstverlening richting werkgevers. Periodiek stuurt ze alle werkgevers waar een relatie mee is een VIO toe. ‘We doen dat eens in de twee jaar of eens in het jaar. Het ligt aan de snelheid waarmee de werkgever zich ontwikkelt en aan hoeveel kandidaten hij werk biedt’, aldus Olaf Morel, senior accountmanager.

Dit heeft niet minder dan een cultuurverandering ontketend bij gemeente Den Haag, vertelt Frederik Reimers, procesmanager. ‘De VIO is niet gewoon een meetinstrument. Het laat ons anders kijken en omgaan met werkgevers. Hiermee kunnen we elk gesprek de juiste diepgang geven, baseren we onze diagnoses en adviezen op een meting en niet op buikgevoel en vergaren we relevante data. Het is een nieuwe standaard voor al onze accountmanagers.’

Tappen uit een ander vaatje

Hiervoor moeten accountmanagers uit een ander vaatje leren tappen, heeft Morel ondervonden. ‘Het gesprek gaat niet meer alleen over vacatures en kandidaten, maar vooral over werkgeverschap in brede zin. Dat vraagt een pas op de plaats om sterke punten en aandachtspunten te analyseren en te bedenken wat dat betekent voor wat we bij een werkgever willen bereiken.’ 

Om te oefenen voeren accountmanagers van gemeente Den Haag casuïstiekbesprekingen met elkaar. Morel: ‘Wat kunnen we inzetten om het doel voor deze werkgever te bereiken, is ook een vraag die daarin gesteld wordt. Zo geven ook de kennis en kunde rondom instrumentengids DENNIS een impuls.’ 

Om ervaring op te doen heeft de gemeente eerst maar eens naar 200 werkgevers een VIO gestuurd. 80 van hen vulden die in. De accountmanagers werd gevraagd om elke relatie die een VIO invulde persoonlijk te bezoeken om het resultaat door te spreken. 

Het gesprek gaat niet meer alleen over vacatures en kandidaten, maar vooral over werkgeverschap in brede zin.

Olaf Morel

Confronterende inzichten

De data en gesprekken die dat opleverden hebben al interessante inzichten en acties opgeleverd. Reimers: ‘We kwamen er bijvoorbeeld achter dat veel beschikbare regelingen en instrumenten niet bekend zijn onder werkgevers. Zelfs de loonkostensubsidie niet, terwijl we daar intensief op sturen. Dat was best confronterend, maar dit inzicht motiveerde ons wel om direct actie te ondernemen.’

Gesegmenteerd informeren

Het heeft ook een eerste beeld opgeleverd waar de behoeftes van werkgevers liggen, vertelt Reimers. ‘Op basis van de uitkomsten hebben we een top 10 samengesteld van de relevantste instrumenten en regelingen. Die promoten we nu beter. Op basis van de VIO hebben we ook een selectie gemaakt van werkgevers die hun begeleiding van kandidaten willen verbeteren. Die hebben we proactief gewezen op aanstaande Harrie- en – de eigen Haagse variant – Nelis-trainingen.’

Interessant gesprek

Tot slot werpt de VIO ook op individueel niveau al vruchten af. Morel noemt als voorbeeld een directeur van een organisatie wiens dashboard na het invullen van de VIO volledig op groen stond: alles op orde. ‘Dat was vreemd. Wij hadden zelf ook wat rode seinen verwacht, gebaseerd op gesprekken. Staan jullie echt al waar je zelf denkt, vroeg onze accountmanager. Dat leverde een interessant gesprek op.’