Ken je klant

Wat is het belang van ‘ken je klant’?

‘Ken je klant’ is een sleutelvoorwaarde voor een succesvolle bemiddeling. Het gaat om een  transparant klantenbestand waarin de gegevens over de mogelijkheden, wensen en eigenschappen van kandidaten goed en eenduidig zijn vastgelegd. Kortom: wat weten, kunnen en willen zij? Door deze gegevens is duidelijk wat mensen in hun mars hebben.

Dit is van groot belang om hen (nieuwe) kansen op de arbeidsmarkt te geven. De kernvraag is: wat is het arbeids- en ontwikkelpotentieel van een kandidaat? Het antwoord op deze vraag bepaalt wat ervoor nodig is om iemand aan het werk te krijgen en te houden.

Informatie over het arbeids- en ontwikkelpotentieel van kandidaten vormt ook het fundament van een goede dienstverlening aan werkgevers. Hiermee laat je de mogelijkheden van kandidaten zien en schets je een reëel beeld van het aanbod. Dat bevordert de match tussen werkgever en werkzoekende.

Cruciaal: gegevens digitaal, actueel en correct vastleggen

Cruciaal voor de bemiddeling is dat de gegevens van kandidaten digitaal aanwezig zijn en steeds actueel en correct zijn. Aan de hand van deze gegevens kun je binnen de regio nagaan wie in aanmerking komen voor de diverse functies die werkgevers aanbieden. 

De transparantie maakt het voor bemiddelaars gemakkelijker om informatie te delen met elkaar en met werkgevers. Dat versterkt de samenwerking binnen de arbeidsmarktregio. Ook is het mogelijk om kandidaten gericht uit te nodigen voor een activiteit, bijvoorbeeld een banenmarkt in een kansrijke sector. Zo wordt de kans op betere matches en daarmee duurzame uitstroom vergroot. 

Hiervoor is het nodig dat gemeenten en UWV de gegevens van hun kandidaten volledig en uniform vastleggen en actueel houden. Voor gemeenten zijn diverse goede applicaties en systemen beschikbaar, waaruit zij kunnen kiezen. Zo kan de techniek voor een groot deel het werk voor de professional doen. Ook voor programma’s zoals Verbeteren Uitwisselen Matchingsgegevens (VUM) is een goede kwaliteit van gegevens een voorwaarde voor succes. 

Veel voordelen van een transparant klantenbestand

Een transparant klantenbestand heeft veel voordelen voor de kandidaat, de werkgever en de uitvoering

Voordelen van transparantie voor de kandidaat:
  • Empowerment om het hoogst haalbare uit zichzelf te halen
  • Goed inzicht in de eigen competenties en vaardigheden waardoor de arbeidskansen toenemen
  • Versterking van zelfvertrouwen: ‘wat ik wel kan en waar ik goed in ben!’
  • Inzicht van werkgever in wat de kandidaat te bieden heeft voordat die wordt uitgenodigd: kenmerken, vaardigheden, talenten en eventuele aanpassingen die nodig zijn
Voordelen van transparantie voor de werkgever: 
  • Inzicht in de kenmerken van de doelgroep
  • Mogelijkheid om zelf potentiële kandidaten te zoeken en vinden
  • Verkleining van de kans op een mismatch
  • Landelijk inzicht in kandidaten
Voordelen van transparantie voor de uitvoering: 
  • Inzicht in klantenbestand
  • Meer inzicht in sturingsinformatie
  • Bevordering van regionale samenwerking

Inzicht in competenties van groot belang

Als je gegevens van kandidaten vastlegt, is het belangrijk om niet alleen naar opleiding en ervaring te kijken. Want deze informatie is vaak snel verouderd in de huidige arbeidsmarkt waarin de eisen en de inhoud van functies voortdurend veranderen. Daarom kijken werkgevers en bemiddelaars steeds minder vaak naar het traditionele cv en steeds vaker naar competenties. Het draait om de vraag welke kennis, vaardigheden (skills) en houding nodig zijn om een bepaalde vacature goed te kunnen vervullen.

UWV en SBB ontwikkelen hiervoor de standaard CompetentNL, waarin de skills bij alle beroepen en opleidingen beschreven zijn. De eerste versie verscheen in 2021. Je kunt de informatie in CompetentNL inzien via het arbeidsmarktdashboard skills. 

Ondersteuning door Programmaraad

De Programmaraad zet zich ervoor in dat partijen binnen de arbeidsmarktregio’s zich bewust zijn van het belang van het vastleggen van gegevens van werkzoekenden en vacatures en ook een gevoel van urgentie hebben. Daarom worden kennis en producten gedeeld via onder meer bijeenkomsten en publicaties. Dit stimuleert dat de regio’s gebruikmaken van de nieuwste technologische ontwikkelingen om gegevens te registeren en uit te wisselen.

Tijdens de drie Praktijkdagen in 2022 zijn er verdiepingssessies gewijd aan het thema ‘Het belang van Ken je klant via gegevensuitwisseling’. 

Handige hulpmiddelen voor ‘ken je klant’

De Programmaraad en andere organisaties hebben enkele handige instrumenten ontwikkeld voor het in beeld brengen van de mogelijkheden en wensen van kandidaten:

Hiermee krijg je scherp welke gegevens van kandidaten je vastlegt en hoe je dat doet. Denk onder andere aan opleidingen, werkverleden, wensberoep, soft skills en hobby’s. Je kunt in de checklist ook aangeven in hoeverre het jou in de praktijk lukt om deze gegevens in te vullen en te actualiseren. 

Een effectieve gespreksvoering is cruciaal voor het boven water krijgen van de juiste gegevens van kandidaten, zeker als het gaat om minder harde informatie als competenties. De door Divosa ontwikkelde werkwijzer voor het voeren van gesprekken helpt je daarbij. Je vindt hierin zowel theorie en inzichten als praktische hulpmiddelen (onder meer checklists en casussen).

Meer weten?

Bekijk dan de flyer Ken je klant. Hierin lees je hoe je met het goed vastleggen van kandidaatgegevens zorgt voor betere matches en meer uitstroom, inclusief tips over wat je hiervoor nodig hebt.

De handreiking Ken je klantenbestand, het belang van transparantie biedt een mooi overzicht van de voordelen van en de te zetten stappen bij het transparant maken van het klantenbestand. Dit is beschreven op drie niveaus: lokaal, regionaal en landelijk. 

Transparantie in het klantenbestand bij Pasmatch